文檔一體化研究.pdf

1、自20世紀80年代，文件生命周期理論自西方傳入我國后，興起了一股對文檔一體化的研究熱潮，經過20多年的研究，人們對文檔一體化管理模式已經有了很多認識，但是這些認識并不統(tǒng)一。本文以科學的發(fā)展觀為指導，對文檔一體化的管理模式進行研究。綜合運用了比較分析法、實證分析法、歸納法等方法，希望通過對我國一些現(xiàn)成的文檔一體化模式的分析，提出文檔一體化管理模式中的一些共性的問題。本文寫作目的一是通過論述分析文檔一體化的理論基礎和現(xiàn)實條件，說明文檔一體化

2、是現(xiàn)階段檔案工作中的一種合理的管理模式，二是通過分析一些已有的文檔一體化模式來探討合理的文檔一體化模式應具有的一些基本要素，并希望能對真正的文檔一體化管理的實現(xiàn)具有參考作用。 本文從文件與檔案的定義關系談起，分析了國內外文檔一體化的各種說法，并明確了在我國現(xiàn)階段較為科學的文檔一體化定義及其內涵。通過分析文檔一體化的理論基礎——文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，及理論基礎的拓展——前端控制思想、后保管模式、以來源原則為核心的檔案整

3、理理論，提出文檔一體化是一種合理有效的管理模式。通過分析我國的檔案法律法規(guī)、檔案的國家標準和行業(yè)標準的發(fā)展發(fā)布，指出文檔一體化的法律基礎已經完善；介紹現(xiàn)實中的信息技術的發(fā)展，包括網絡互聯(lián)技術、網絡服務器技術、網絡存儲與數據管理技術、網絡安全技術，及信息的數字化技術，包括掃描技術、圖像處理技術、OCR技術、圖文關聯(lián)技術、全文檢索技術，提出實現(xiàn)文檔一體化的技術基礎已經具備。而我們國家又擁有全國規(guī)模的嚴密完整的文檔組織體系，文檔一體化在全國范

4、圍內施行是大勢所趨。 本文回顧了我國文檔一體化的最初萌芽及后來的發(fā)展歷程，分析了幾種比較有代表性的文檔一體化模式。并結合近幾年，我國出現(xiàn)的幾個較合理的文檔一體化實例，如武漢市勘測設計研究院的城市勘測電子文檔一體化方案，浙江審計廳的“金審工程”，天津市檔案局的文檔一體化管理，云南大學的《文檔一體化應用系統(tǒng)》，分析這些文檔一體化或類文檔一體化的流程、管理模式、所用軟件系統(tǒng)及制定的管理規(guī)范、數據標準，提出了我國文檔一體化管理較為合理的

5、流程模式及相關注意問題。文檔一體化的實行仍然存在很多障礙，有歷史存留的原因，即我國50年代實行的文件、檔案部門分立，各行其是；也有業(yè)務規(guī)范的不統(tǒng)一，格式標準的多樣性；還有計算機軟硬件技術生命周期問題，軟硬件系統(tǒng)的安全性問題，法律方面的問題。而這些問題的解決，必須依靠具有完備的構成要素，且較為成熟的文檔一體化管理模式來實現(xiàn)。通過系統(tǒng)的分析文檔一體化的內涵、特點，及一些具體實現(xiàn)方案，提出了合理的文檔一體化管理模式應該具備的五個基本構成要素，